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Business mit Japan - so klappt's! - Teil 3

Geschäftsbeziehungen pflegen und erfolgreiche Meetings führen

Erfahren Sie in Teil 3 unseres Japan-Spezials, wie Sie Geschäftsbeziehungen mit japanischen Partnern pflegen und worauf es in (virtuellen) Meetings ankommt.

Lesen Sie in Teil 1 alles über die größten Herausforderungen in der deutsch-japanischen Zusammenarbeit: Wie räumen Sie Missverständnisse aus dem Weg? Wie vermeiden Sie interkulturelle Fettnäpfchen? In Teil 2 unserer Japan-Reihe drehte sich alles um den Themenschwerpunkt Kritik.

1. Herr Tomizawa, gerade in der aktuellen Zeit sind Reisen rund um die Welt schwierig. Wie pflege ich den Kontakt zu meinen japanischen Geschäftspartnern?

Je nach Tiefe der Geschäftsbeziehung sollten Sie den persönlichen Kontakt regelmäßig vor Ort pflegen. Handelt es sich um eine wichtige Geschäftsanbahnung sollten Sie hinfahren, um Ihre Wertschätzung zu zeigen. Vor allem das erste Zusammentreffen, das Kennenlernen, sollte von Angesicht zu Angesicht stattfinden. Statten Sie Ihrem Geschäftspartner alle ein, zwei Jahre eine Höflichkeitsvisite ab – ohne bestimmte Gründe. Laden Sie Ihre japanischen Partner zum Essen oder Golfspielen ein. Video-Calls sind hier nicht das Mittel der Wahl.

TIPP: Bauen Sie Vertrauen auf!
Japaner sind sehr personenbezogen und machen lieber mit Freunden Geschäfte als mit Fremden. Wenn sie dem Verkäufer vertrauen ist das bereits die halbe Miete. Einem Japaner ist die Person, von der er kauft, sehr wichtig.  Hier gibt es einen Unterschied zum deutschen Businesskontext, wo eher Qualitätssiegel und Zertifikate eine wichtige Rolle spielen.

2. Business-Geschenke: Wie kann ich meinen japanischen Kolleg*innen eine Freude machen wenn ich nicht vor Ort sein kann?

Imponieren Sie Ihren japanischen Partnern mit kleinen Geschenken! Zweimal im Jahr bietet sich dafür traditionell die Gelegenheit: die Geschenkjahreszeiten „Ochūgen“ von Juli bis Mitte August sowie „Oseibo“ im Dezember. Geschenke werden den Leuten gegeben, mit denen man eine Beziehung hat, insbesondere denen, die dem Geber geholfen haben. Zu diesen Zeiten macht beispielsweise ein Patient seinem Arzt Geschenke. Oder ein Verkäufer seinem Kunden und ein Geschäftsmann seinem Geschäftspartner. Japaner beeindruckt es, wenn Deutsche diese japanische Tradition kennen.

TIPP: Senden Sie einen persönlichen Gruß zum Beispiel zusammen mit deutsch-regionalen Kleinigkeiten, die sich mit dem gesamten Team teilen lassen. Damit punkten Sie bei Ihren japanischen Geschäftspartnern garantiert!

3. Was ist in Business-Meetings zu beachten?Unterscheiden sich Meetings mit Japaner*innen von Meetings mit anderen Kulturen?

Typisch in japanischen Business-Meetings, egal ob virtuell oder vor Ort, sind die „drei S“ :
SILENCE-SMILE-SLEEP.

1. Silence:
Japaner sind zurückhaltend und nicht sehr geschwätzig. Gemeinsame Meetings sind eher ruhig, alle Beteiligten sind eher zurückhaltend. Schweigen im Businessmeeting ist für deutsche Sprechgewohnheiten eher ungewöhnlich. Hitzige Diskussionen oder Wortgefechte in Business-Besprechungen gibt es nicht. Je wichtiger oder ernster das Gespräch, desto wichtiger ist es, Dialogpausen einzubauen und drei bis vier Sekunden Zeit zum Nach- und Mitdenken zu geben. Ganz nach dem Motto: In der Ruhe liegt die Kraft. Üben Sie Zurückhaltung und halten Sie die Stille aus!

TIPP: Erstellen Sie vor Meetings eine Agenda, die alle Themen transparent kommuniziert. Punkten Sie mit einem genauen Ablaufplan, der genaue Sprechzeiten und -themen abbildet. Den Rahmen bildet der Chef, der am Anfang und am Ende, aber nicht über Details spricht. So entstehen keine Missverständnisse oder ungleiche Redeanteile und zurückhaltende Japaner kommen genauso zu Wort wie ihre internationalen Kollegen.

Bei Kunden in Japan sollten Sie die Nutzung eines Dolmetschers in Erwägung ziehen. So können beide Seiten problemlos kommunizieren. Dies macht besonders Sinn, wenn das Englisch Ihres Gegenübers nicht so gut ist. Sprechen beide Parteien verhandlungssicher, ist ein Dolmetscher nicht nötig.

2. Smile:
Lächeln ist nicht gleich Lächeln in Japan – zumindest nicht in Business-Meetings. Wenn Ihr japanischer Kollege auf Ihre Frage im Teammeeting anstelle einer Antwort einfach nur ein (Ihrer Meinung nach) unpassendes Lächeln erwidert und Sie Spachbarrieren ausschließen können, sollten bei Ihnen alle Alarmglocken angehen. Diese Reaktion ist ein „Weglächeln“ und unmissverständlich als Appell zu verstehen. Es heißt soviel wie „Bitte lassen Sie mich mit diesem Thema in Ruhe, ich möchte in dieser Runde nicht darauf antworten.“

TIPP: Seien Sie sensibel für ungewohnte Reaktionen Ihres japanischen Gegenübers. Sie punkten, wenn Sie die Frage zurückziehen und sagen, dass Sie die Angelegenheit lieber zu einem anderen Zeitpunkt besprechen wollen. Damit haben Sie Ihren Partner vor dem Gesichtsverlust bewahrt und Respekt erwiesen. Sprechen Sie dann unter vier Augen miteinander.

3. Sleep: (Inemuri):
Wer schon mal auf Geschäftsreise in Japan war und ein Meeting mit einer japanischen Delegation hatte, kennt’s: Dösende Japaner. In Besprechungen in größerer Runde ist ein kleines Nickerchen seitens ranghoher Kollegen oder Chefs nichts Ungewöhnliches. Bleiben Sie entspannt und lassen Sie den Schlafenden ruhen. Große Meetings sind zum Informationsaustausch da und nicht, um wichtige Entscheidungen zu treffen. Diese trifft der Chef ohnehin nach dem Meeting. Seine Mitarbeiter passen dafür umso besser auf und berichten alles Wichtige später an den dösenden Chef.

Anders ist das natürlich in 1:1 Business-Gesprächen. Sollte Ihr japanisches Gegenüber hier dösen, wäre das sehr unhöflich und alles andere als ein Zeichen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

4. Welchen Stellenwert hat Small Talk in der Kommunikation mit Japaner*innen?

Small Talk ist der perfekte Einstieg in die Zusammenarbeit mit Japanern. Hier darf es auch gerne persönlich werden. Tabu sind allerdings „heiße“ Themen wie Politik, Militär oder die Beziehung zwischen Japan und China.  Gut geeignet sind Themen, in denen Sie Gemeinsamkeiten mit Ihren neuen Partnern finden können, etwa Studium, Kinder, Herkunft oder Hobbies. Über diese persönliche Verbindung bauen Sie Vertrauen auf und stärken das Gruppengefühl . Der regelmäßige, ungezwungene Austausch – etwa beim gemeinsamen Essen oder beim Freitzeitprogramm –  ebnet häufig den Weg für eine erfolgreiche und tiefe Geschäftsbeziehung wie sie die Japaner schätzen.

TIPP: Stellen Sie aktiv Fragen und zeigen Sie sich interessiert an Ihrem Gegenüber. Es ist nicht unüblich, dass Ihr japanisches Gegenüber Ihnen beim gemeinsamen Geschäftsessen direkt Bilder seiner Familie zeigt oder aus seinem Privatleben erzählt. Seien Sie offen und erzählen Sie auch etwas von sich.

Haben Sie Fragen zur Zusammenarbeit mit japanischen Geschäftspartnern? Unsere Expert*innen stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

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